Нужно ли е в действителност архивно съхранение на документи?

Когато този въпрос се задава на специалистите от архивното съхранение или на специалистите, отговарящи за документооборота на някакво ведомство или фирма, те ще се учудят на въпроса, след което ще изтъкнат следните причини. И тези причини ще са абсолютно правилни.

Нужно ли е в действителност архивно съхранение на документи?

• Архивите съхраняват документи в абсолютен ред
• Много от документите се съхраняват, защото държавата изисква това
• Често документите са необходими след няколко години, затова следва да са на определено за целта място
• Може да подлежим на санкции, ако не архивираме важните документи

И все пак, за какво е нужно архивирането на документите? За какво са необходими правилата и законите, от какво са обусловени те?

Първа причина – всички данни, имащи ценност, следва да бъдат съхранявани

Става въпрос не само за документи с висока историческа и културна ценност – на практика това са само единици документи. Въпросът се отнася до самата структура на управление на обществото: всички данни, необходими за безотказна работа на държавния апарат трябва да бъдат защитени и да има достъп до тях.

Всяка една компания следва да може да даде отчет за естеството на своята работа

Винаги, когато се правят проверки, освен финансовите и счетоводни отчети, са необходими и първичните документи. Да, често не се налага да се търсят документи, но в други важни случаи, например при някаква външна операция за съставяне на статистика или за уточняване на условия на минали сделки и договори, архивът е просто незаменим.

Облекчавате си живота

Създавайки архив или отдавайки документите в архив, Вие се грижите за това Вашата компания да има добро име в обществото. Архивното съхранение на документите гарантира, че Вашата компания винаги ще може да отговори на запитванията на държавата, както и в много други случаи, които в годините могат да се случат, но по-рано няма как да го знаете.

Съществуват частни компании, които се занимават с архивиране на документи.

Тези компании предлагат услуги за съхраняване, те помагат на други организации да създадат своя собствен архив и да го управляват с лекота.

В тези компании работят истински майстори на този занаят, които помагат да се оправят с документите на тези, които се затрудняват в това или нямат време и ресурс за тази работа. Тези компании не работят откъснато от държавата, тъй като архивното дело е тясно свързано и преплетено и не може да съществува откъснато от законодателството и постоянното взаимодействие с държавните органи.